Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO)

Die Verarbeitung umfasst die Bereitstellung von Servotag Pro für die Laufzeit des Hauptvertrags und gilt bis zur vollständigen Rückgabe oder Löschung der im Auftrag verarbeiteten Daten fort. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden; die in der Anwendung vorgenommene Konfiguration und dieser Vertrag sind diese Weisung. Wir informieren den Kunden, wenn eine Weisung nach unserer Auffassung gegen das Datenschutzrecht verstößt. Weisungen einschließlich solcher zu Drittlandsübermittlungen können in Textform an die Kontaktadresse im Impressum erteilt werden. Zwingt Unionsrecht oder das Recht eines Mitgliedstaats zu einer anderen Verarbeitung, informieren wir den Kunden vorab, sofern dieses Recht die Information nicht aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses verbietet.

Speicherung und Anzeige von Maschinenakten, Dokumentation und Wartungshistorie; Entgegennahme von Störungsmeldungen und Weiterleitung an die vom Kunden konfigurierten Ziele; Erstellung von Nutzungsstatistiken für das Konto des Kunden. Die zur Verarbeitung befugten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet (Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO).

Kontaktdaten der Mitarbeitenden des Kunden und der Mitarbeitenden seiner Kunden (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Störungsbeschreibungen samt beigefügter Fotos oder Videos sowie pseudonyme Nutzungsereignisse. Betroffene sind Mitarbeitende des Kunden, Mitarbeitende seiner Kunden und Personen, die ein Maschinenschild scannen. Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sollen nicht verarbeitet werden.

Die Mandantentrennung ist in der Datenbank selbst durchgesetzt: Row Level Security ist auf jeder Tabelle aktiv, Lesen setzt die Mitgliedschaft in der Organisation voraus, Schreiben eine Bearbeiterrolle und das Ändern der Konfiguration eine Administratorrolle – jeweils geprüft gegen das Token des Aufrufers und nicht durch einen Filter in der Anwendung. Kundenkonten können Einträge im Änderungsprotokoll weder bearbeiten noch löschen; Änderungen werden serverseitig protokolliert. Privilegierte Betriebszugänge und die automatische Löschung nach 24 Monaten sind davon nicht technisch ausgeschlossen. Das Protokoll ist kein unveränderliches steuerliches Archiv. Öffentliche Maschinen- und Portaladressen verwenden nicht erratbare Codes mit rund 70 Bit Entropie; Dokumente werden über kurzlebige signierte URLs ausgeliefert. Ausgehende Webhooks werden mit HMAC-SHA256 signiert und können nicht auf private, Link-Local- oder interne Adressen gerichtet werden. Öffentliche Schreibendpunkte sind gegen einen schlüsselbasierten Hash der Clientadresse ratenbegrenzt; die Adresse selbst wird nicht gespeichert. Der Transport ist mit TLS verschlüsselt. Datenbank und Dateispeicher laufen auf unserem Server in Deutschland und sind nur über das Gateway der Anwendung erreichbar, nie unmittelbar aus dem Internet; die stündlichen Sicherungen werden verschlüsselt, bevor sie den Server verlassen, und der Entschlüsselungsschlüssel wird getrennt von den Sicherungen verwahrt. Servotag Pro verbindet sich nicht mit Maschinensteuerungen.

Der Kunde erteilt die allgemeine Genehmigung für folgende Unterauftragsverarbeiter: netcup GmbH, Deutschland (Server für Anwendung, Datenbank und Dateispeicher im Rechenzentrum Nürnberg); Cloudflare, Inc., San Francisco, Vereinigte Staaten (Auslieferung über das eigene Netz, Schutz vor Angriffen, Speicherung verschlüsselter Sicherungen); Resend, Vereinigte Staaten (Versand ausgehender E-Mails aus der EU-Region). Übermittlungen in die Vereinigten Staaten stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework, soweit der Unterauftragsverarbeiter danach zertifiziert ist, und im Übrigen auf die EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Stripe, über das Kunden per Karte oder Stripe-Rechnung mit Banküberweisung zahlen, verarbeitet Zahlungsdaten als eigenständig Verantwortlicher und ist kein Unterauftragsverarbeiter im Sinne dieses Vertrags. Änderungen werden mindestens 30 Tage vor dem beabsichtigten Einsatz per E-Mail angekündigt. Bis zum Einsatz kann der Kunde aus berechtigten Datenschutzgründen widersprechen. Wir prüfen eine zumutbare Alternative; ist keine Einigung möglich, kann der betroffene Vertrag vor dem Einsatz ohne zusätzliche Kündigungsgebühr beendet werden. Jeder Unterauftragsverarbeiter wird schriftlich auf gleichwertige Datenschutzpflichten verpflichtet; wir bleiben für deren Erfüllung gegenüber dem Kunden verantwortlich.

Wir unterstützen den Kunden bei der Beantwortung von Betroffenenanfragen, bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und im Umgang mit Aufsichtsbehörden und informieren ihn unverzüglich über Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, die seine Daten betreffen. Wir stellen die zum Nachweis der Einhaltung des Art. 28 DSGVO erforderlichen Informationen bereit und ermöglichen Überprüfungen, die der Kunde oder ein von ihm beauftragter Prüfer nach angemessener Vorankündigung und ohne Betriebsstörung durchführen kann. Die erste Meldung erfolgt spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnis und enthält die verfügbaren Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO; weitere Angaben reichen wir ohne unangemessene Verzögerung nach. Angemessene Ankündigung, Geschäftszeiten und Kostenabsprachen dürfen gesetzlich erforderliche oder wegen eines konkreten Verdachts, Datenschutzvorfalls oder einer behördlichen Anforderung gebotene Kontrollen nicht verhindern oder verzögern. Der Auftragsverarbeiter ermöglicht solche Prüfungen einschließlich kurzfristiger Inspektionen und wirkt daran mit; gesetzliche Kontrollrechte sind nicht von einer Vorauszahlung abhängig.

Der Kunde kann seine Daten während der Laufzeit jederzeit als CSV exportieren. Nach Wahl des Kunden löschen wir die in seinem Auftrag verarbeiteten Daten nach Vertragsende oder geben sie zurück. Sicherungskopien werden im regulären Sicherungszyklus überschrieben; bis dahin bleiben die Daten durch dieselben Maßnahmen geschützt. Daten, die wir gesetzlich aufbewahren müssen (Rechnungen und die dazugehörigen Aufzeichnungen), bewahren wir für die gesetzliche Frist auf und sperren sie für jede andere Nutzung.

Dieser Vertrag in der oben datierten Fassung ist der vereinbarte Text. Eine von uns unterzeichnete Ausfertigung für die Unterlagen des Kunden senden wir auf Anfrage an die Kontaktadresse im Impressum zu; bitte geben Sie dabei den Organisationsnamen und die E-Mail-Adresse des Kontos an.