Accordo sul trattamento dei dati (art. 28 del GDPR)

Il trattamento comprende la fornitura di Servotag Pro per la durata del contratto principale e resta applicabile fino alla restituzione o cancellazione completa dei dati trattati per il cliente. Il trattamento avviene esclusivamente su istruzione documentata del cliente; la configurazione effettuata nell’applicazione e il presente accordo costituiscono tale istruzione. Informiamo il cliente se a nostro avviso un’istruzione viola il diritto in materia di protezione dei dati. Le istruzioni, comprese quelle sui trasferimenti internazionali, possono essere inviate per iscritto al contatto nelle note legali. Se il diritto dell’Unione o di uno Stato membro richiede un altro trattamento, informiamo preventivamente il cliente, salvo divieto di legge per rilevanti motivi di interesse pubblico.

Conservazione e visualizzazione dei fascicoli macchina, della documentazione e dello storico di manutenzione; ricezione delle segnalazioni di guasto e inoltro alle destinazioni configurate dal cliente; produzione di statistiche d’uso per l’account del cliente. Le persone autorizzate al trattamento sono vincolate alla riservatezza (art. 28, par. 3, lett. b del GDPR).

Recapiti dei collaboratori del cliente e di quelli dei suoi clienti (nome, indirizzo e-mail, numero di telefono), descrizioni dei guasti con le foto o i video allegati ed eventi d’uso pseudonimi. Gli interessati sono i collaboratori del cliente, quelli dei suoi clienti e le persone che scansionano una targhetta macchina. Le categorie particolari di dati ai sensi dell’art. 9 del GDPR non sono destinate a essere trattate.

La separazione tra clienti è applicata nel database stesso: la row level security è attiva su ogni tabella, la lettura richiede l’appartenenza all’organizzazione, la scrittura un ruolo di redazione e la configurazione un ruolo di amministrazione — sempre verificati sul token di chi chiama e non tramite un filtro applicativo. Gli account dei clienti non possono modificare o cancellare le voci del registro; le modifiche vengono registrate sul server. Gli accessi operativi privilegiati e la cancellazione automatica dopo 24 mesi non sono tecnicamente esclusi. Il registro non è un archivio fiscale immutabile. Gli indirizzi pubblici di macchine e portali usano codici non indovinabili con circa 70 bit di entropia; i documenti sono serviti tramite URL firmati di breve durata. I webhook in uscita sono firmati con HMAC-SHA256 e non possono puntare a indirizzi privati, link-local o interni. Gli endpoint pubblici di scrittura sono limitati nella frequenza su un hash con chiave dell’indirizzo del client; l’indirizzo stesso non viene memorizzato. Il trasporto è cifrato con TLS. Il database e l’archiviazione dei file funzionano sul nostro server in Germania e sono raggiungibili solo attraverso il gateway dell’applicazione, mai direttamente da Internet; i backup orari vengono cifrati prima di lasciare il server e la chiave di decifratura è custodita separatamente dai backup. Servotag Pro non si collega ai controlli macchina.

Il cliente concede un’autorizzazione generale per i seguenti sub-responsabili del trattamento: netcup GmbH, Germania (server per l’applicazione, il database e l’archiviazione dei file nel suo centro dati di Norimberga); Cloudflare, Inc., San Francisco, Stati Uniti (distribuzione attraverso la propria rete, protezione dagli attacchi, archiviazione dei backup cifrati); Resend, Stati Uniti (invio delle e-mail in uscita dalla propria regione UE). I trasferimenti verso gli Stati Uniti si basano sull’EU-US Data Privacy Framework, se il sub-responsabile è certificato in base ad esso, e altrimenti sulle clausole contrattuali tipo dell’UE ai sensi dell’art. 46, par. 2, lett. c del GDPR. Stripe, utilizzato dai clienti per il pagamento con carta o fattura Stripe con bonifico, tratta i dati di pagamento come titolare autonomo e non è un sub-responsabile ai sensi del presente accordo. Le modifiche sono comunicate via e-mail almeno 30 giorni prima dell’incarico previsto. Il cliente può opporsi prima dell’incarico per legittimi motivi di protezione dei dati. Valutiamo un’alternativa ragionevole; in mancanza di accordo, il contratto interessato può terminare prima dell’incarico senza costi aggiuntivi di recesso. Ogni sub-responsabile è vincolato per iscritto a obblighi equivalenti; restiamo responsabili verso il cliente del loro adempimento.

Assistiamo il cliente nel rispondere alle richieste degli interessati, nelle valutazioni d’impatto e nei rapporti con le autorità di controllo e lo informiamo senza ingiustificato ritardo di ogni violazione dei dati personali che riguardi i suoi dati. Mettiamo a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell’art. 28 del GDPR e consentiamo verifiche, eseguibili dal cliente o da un revisore da lui incaricato, con ragionevole preavviso e senza interferire con l’esercizio. La prima notifica avviene al più tardi entro 48 ore dalla conoscenza e comprende le informazioni disponibili ai sensi dell’art. 33, par. 3, RGPD; ulteriori informazioni seguono senza ingiustificato ritardo. Il preavviso ragionevole, gli orari lavorativi e gli accordi sui costi non devono impedire né ritardare i controlli richiesti dalla legge o giustificati da un sospetto concreto, una violazione dei dati o una richiesta dell’autorità di controllo. Il responsabile consente tali controlli, incluse le ispezioni con breve preavviso, e vi contribuisce; i diritti legali di controllo non dipendono da un pagamento anticipato.

Il cliente può esportare i propri dati in formato CSV in qualsiasi momento durante la durata del contratto. A scelta del cliente, al termine del contratto cancelliamo o restituiamo i dati trattati per suo conto. Le copie di sicurezza vengono sovrascritte nel normale ciclo di backup; fino ad allora i dati restano protetti dalle stesse misure. I dati che siamo tenuti per legge a conservare — fatture e documenti collegati — vengono conservati per il periodo di legge e bloccati per ogni altro utilizzo.

Il presente accordo nella versione datata in cima alla pagina è il testo concordato. Una copia da noi firmata, per gli atti del cliente, viene inviata su richiesta all’indirizzo di contatto delle note legali; vi preghiamo di indicare il nome dell’organizzazione e l’indirizzo e-mail dell’account.