Brauchen Bediener eine App oder eine Anmeldung?

Nein. Bei Servotag Pro scannen Bediener das Schild mit der Handykamera, und die Akte öffnet sich im Browser. Inhalte nur für Personal sind durch einen Servicecode für Techniker geschützt.

Was unterscheidet eine digitale Maschinenakte von einem CMMS?

Ein CMMS hilft einem Werk, die Wartung seiner eigenen Anlagen mit Arbeitsaufträgen und Plänen zu steuern. Die QR-Akte eines Herstellers bedient die Kunden eines Maschinenbauers mit Unterlagen, Fehlersuche und einem direkten Meldeweg zum Hersteller. Viele Unternehmen nutzen beides.

Was gehört in die Wartungshistorie eines Hydraulikaggregats?

Seriennummer und Konfiguration (Pumpe, Motor, Tankgröße, Optionen), Ölsorte und Filterelemente, der Wartungsplan, freigegebene Schritte zur Fehlersuche und jeder Serviceeinsatz mit verbauten Teilen, Messwerten wie dem Druck und Fotos der Störung.

Was passiert mit den QR-Schildern, wenn wir den Dienst nicht mehr nutzen?

Bei Servotag Pro zeigt ein Scan dann eine Hinweisseite mit Ihren Kontaktdaten, damit Kunden Sie weiterhin erreichen. Ihre Daten werden nicht gelöscht.

Erlaubt die EU-Maschinenverordnung eine digitale Betriebsanleitung hinter einem QR-Code?

Die Verordnung (EU) 2023/1230 gilt ab dem 20. Januar 2027 und erlaubt die Betriebsanleitung in digitaler Form unter den Bedingungen aus Artikel 10 Absatz 7; ihren Inhalt regelt Anhang III Abschnitt 1.7.4. Einen QR-Code nennt die Verordnung nicht. Prüfen Sie die Bedingungen auf EUR-Lex und bewerten Sie Ihre eigenen Maschinen danach.

Ratgeber

Servicehistorie per QR-Code: eine digitale Maschinenakte je Seriennummer

Eine Servicehistorie per QR-Code ist die Akte einer ganz bestimmten Maschine. Sie ist über die Seriennummer eindeutig zugeordnet, und jeder vor Ort öffnet sie, indem er das Schild an genau dieser Maschine scannt. Sie zeigt, um welches Gerät es sich handelt, welche Unterlagen dafür gelten, was daran gemacht wurde und wie die nächste Störung gemeldet wird. Für Maschinenbauer heißt das: Das Servicewissen bleibt an der Maschine. Es verteilt sich nicht mehr auf Postfächer, PDF-Serviceberichte und das Gedächtnis einzelner Techniker.

Aktualisiert am 20. Oktober 2026

Dieser Leitfaden erklärt, was in eine solche digitale Maschinenakte gehört, für wen sie gedacht ist, wie Bediener und Techniker sie nutzen und worin sich ein Herstellerportal von einem CMMS oder einer allgemeinen Asset-Tag-App unterscheidet. Als Beispiele dienen Hydraulikaggregate, Kompressoren und Verpackungsmaschinen.

Was ist eine Servicehistorie per QR-Code?

Der QR-Code selbst ist nur ein Verweis. Der Wert liegt in der Akte dahinter, und die besteht aus drei Teilen:

Identität: welches Gerät genau (Seriennummer, Typ, Baujahr, Kunde, Standort).
Dokumentation: welche Anleitungen, Zeichnungen, Ersatzteile und Wartungsinformationen für dieses Gerät gelten.
Historie: was seit der Auslieferung passiert ist, also Serviceeinsätze, getauschte Teile, Störungsmeldungen und deren Ergebnis.

Entscheidend ist die Seriennummer. Zwei Hydraulikaggregate desselben Typs können fünf Jahre nach der Auslieferung ganz verschiedene Maschinen sein: Eines hat eine Austauschpumpe und einen geänderten Ventilblock, das andere läuft noch im Auslieferungszustand. Ein QR-Code, der auf eine allgemeine Produktseite oder einen Prospekt führt, kann beide nicht unterscheiden. Eine Wartungshistorie auf Seriennummernebene kann es.

Das Schild bleibt ein Maschinenleben lang an der Maschine, der Inhalt dahinter ändert sich. Geben Sie eine neue Revision der Betriebsanleitung frei oder dokumentieren Sie einen Serviceeinsatz, zeigt der nächste Scan den neuen Stand. Nachdrucken muss niemand etwas.

Wer braucht sie: der Hersteller oder das Werk?

Hinter demselben Suchbegriff stehen zwei sehr unterschiedliche Gruppen.

Das Werk des Betreibers. Ein Instandhaltungsteam betreut eigene Anlagen vieler Hersteller. Es braucht Arbeitsaufträge, vorbeugende Wartungspläne, Ersatzteillager und Personalplanung. Das ist die Aufgabe eines CMMS (Instandhaltungssoftware), und viele Werke kleben dafür eigene QR-Etiketten auf ihre Anlagen.

Der Maschinenbauer (OEM). Sie bauen Maschinen und betreuen sie in den Werken Ihrer Kunden. Ihr Kunde soll die richtige Anleitung finden, das richtige Teil bestellen und eine Störung so genau melden, dass Ihr Service sie aus der Ferne einschätzen kann. Ihre Historie umfasst viele Kunden, aber jeder Kunde soll nur seine eigenen Maschinen sehen.

Dieser Leitfaden ist aus Herstellersicht geschrieben. Betreiben Sie die Instandhaltung eines Werks und brauchen Sie Planung und Arbeitsaufträge, ist ein CMMS das richtige Werkzeug. Der Vergleich weiter unten zeigt, wo welches Werkzeug passt.

Was in die digitale Maschinenakte gehört

Eine gute Akte beantwortet die Fragen, die Ihr Service bei jedem Anruf stellt. Beginnen Sie mit diesen Bausteinen:

Bausteine einer Servicehistorie per QR-Code, am Beispiel eines Hydraulikaggregats
Baustein	Was hinein gehört	Beispiel (Hydraulikaggregat)
Identität	Seriennummer, Typ, Baujahr, Inbetriebnahme, Kunde, Werk, die interne Bezeichnung des Kunden	HPU 75-200, S/N 24-0815, „Pressenlinie 2 – Aggregat“
Konfiguration im Auslieferungszustand	Optionen, Hauptkomponenten mit eigener Seriennummer, ggf. Softwarestand	Pumpentyp und S/N, Motor 37 kW, Tank 200 l, Option Ölkühler
Dokumente	Freigegebene Anleitungen, Schalt- und Hydraulikpläne, mit Sprung zur passenden Seite der Anleitung	Betriebsanleitung Rev. C, Hydraulikschaltplan
Ersatzteile und Wartung	Verschleiß- und Ersatzteile mit Teilenummer, Wartungsplan mit Intervallen und Betriebsstoffen	Filterelemente, Dichtsätze, Hydrauliköl VG 46, Intervalltabelle
Fehlersuche	Freigegebene Schritte, die ein Bediener gefahrlos selbst ausführen darf	Ölstand prüfen, Lüfter des Kühlers prüfen, keine Druckleitungen öffnen
Serviceeinsätze	Datum, Arbeiten, wer, verbaute Teile (Nummer und Menge), Messwerte	„Verschraubung Rücklauf getauscht, 2 × Dichtsatz, Druck geprüft“
Störungsmeldungen	Jede Meldung mit Foto oder Video und Beschreibung, verknüpft mit dem Ergebnis	„Öl an Rücklaufverschraubung, Temperaturwarnung“
Nur für Personal	Einstellwerte und Abläufe, die nur Ihre Techniker sehen sollen	Einstellung Druckbegrenzungsventil, Vorfülldruck Speicher

Ebenso wichtig ist, was nicht hinter einen öffentlichen Scan gehört: Live-Maschinendaten, Passwörter, Fernzugriff auf die Steuerung und personenbezogene Daten über das hinaus, was eine Störungsmeldung braucht. Eine Servicehistorie ist Dokumentation, keine Bedienoberfläche. Wie die Akte selbst aufgebaut ist – was hinter den Code an der Maschine gehört –, erklärt ein eigener Leitfaden.

So nutzen Bediener und Techniker die Akte

Der Bediener scannt das Schild mit der Handykamera. Er braucht keine App, keine Anmeldung und kein VPN. Die Seite öffnet sich in seiner Sprache und zeigt die freigegebenen Anleitungen, Ersatzteile, Wartungsinformationen und Hinweise zur Fehlersuche für genau dieses Gerät. Stimmt etwas nicht, schickt er eine strukturierte Störungsmeldung: Maschine, Kunde und Standort sind über das Schild schon bekannt, er ergänzt Foto oder kurzes Video, eine Beschreibung und eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse. Das geht schneller als ein Anruf, und die Meldung enthält, was Ihr Service braucht – die Vorlage für Störungsmeldungen zeigt, welche Angaben das sind.

Ihr Techniker (oder ein autorisierter Servicepartner) scannt dasselbe Schild und gibt einen Servicecode ein. Dann sieht er die Inhalte nur für Personal, etwa Einstellwerte und Serviceabläufe. Vor der Abfahrt liest er die Historie: was beim letzten Mal getauscht wurde, welche Konfiguration verbaut ist, was der Bediener heute früh fotografiert hat. Nach dem Einsatz wird die Arbeit in der Akte dokumentiert.

Ihr Serviceinnendienst bekommt jede Störungsmeldung per E-Mail und auf Wunsch per signiertem Webhook direkt in das eigene Ticket- oder ERP-System. Die Meldung kommt mit Maschine, Kunde und Standort an, und die Akte der Maschine mit ihrer Historie ist einen Klick entfernt. Niemand muss mehr nachfragen, welche Seriennummer es noch mal war.

Beispiel: Wartungshistorie eines Hydraulikaggregats

Erfundenes Beispiel: Gerät, Seriennummer, Kunde und Werk sind ausgedacht.

Auslieferung. Der Hersteller importiert HPU 75-200, S/N 24-0815, aus einem Export seines eigenen Systems: Typ, Seriennummer, Kunde und Werk. Anleitungen, Filterelemente und Wartungsplan kommen mit dem Maschinentyp; das Datenblatt im Auslieferungszustand mit den Seriennummern von Pumpe und Motor, Tank 200 l und Hydrauliköl VG 46 hängt als Dokument an genau diesem Gerät. Er druckt das QR-Schild und bringt es neben dem Typenschild an.
Monat 7, Frühschicht. Ein Bediener bemerkt Öl unter dem Aggregat und eine Temperaturwarnung. Er scannt das Schild. Die vom Hersteller freigegebene Fehlersuche sagt ihm, Ölstand und Kühlerlüfter zu prüfen und keine Druckleitungen zu öffnen. Er schickt eine Störungsmeldung mit einem Foto der feuchten Rücklaufverschraubung, einem 10-Sekunden-Video vom Geräusch und dem Hinweis „Öl an Rücklaufverschraubung, Temperaturwarnung seit 6 Uhr“.
Beim Hersteller. Die Meldung landet im Servicepostfach und im Ticketsystem. Der Servicetechniker öffnet die Akte, sieht die Konfiguration und den letzten Einsatz (Filterwechsel in Monat 6), erkennt die Verschraubung auf dem Foto und antwortet mit den Teilenummern für Verschraubung und Dichtsatz. Ein Einsatz wird für den nächsten Tag eingeplant.
Vor Ort. Der Techniker scannt das Schild, gibt den Servicecode ein, prüft Druckbegrenzungsventil und Vorfülldruck des Speichers gegen die hinterlegten Werte und tauscht die Verschraubung.
Dokumentiert. Der Einsatz kommt in die Akte: Datum, Arbeiten, verbaute Teile und gemessener Druck; die Störungsmeldung mit ihren Fotos bleibt damit verknüpft. Das Änderungsprotokoll zeigt, wer wann was geändert hat.
Ein Jahr später. Ein anderer Techniker oder der neue Instandhaltungsleiter des Kunden scannt das Schild und sieht die ganze Geschichte, ohne in alten E-Mails zu suchen.

Dasselbe Muster funktioniert für einen Kompressor (Betriebsstunden, Ölabscheider, Servicekits je Intervall) und für eine Verpackungsmaschine (Formatteile, Siegelbacken, Umrüsteinstellungen je Produkt).

Herstellerportal, CMMS oder Asset-Tag-App?

Alle drei nutzen QR-Codes, lösen aber verschiedene Aufgaben.

Kundenportal des Herstellers, CMMS und Asset-Tag-Apps im Vergleich
	Kundenportal des Herstellers (z. B. Servotag Pro)	CMMS	Asset-Tag- / QR-Generator-Apps
Wessen Maschinen	Maschinen des Herstellers in den Werken der Kunden	Eigene Anlagen des Werks, jede Marke	Jedes Objekt, das Sie etikettieren
Wer scannt	Bediener beim Kunden, Ihre Techniker	Instandhaltung des Werks	Wem Sie Zugriff geben
Ebene der Akte	Je Seriennummer, angelegt vom Hersteller	Je Anlage, angelegt vom Werk	Je Etikett, Struktur legen Sie selbst fest
Störungsmeldung an den Hersteller	Eingebaut, strukturiert, mit Foto/Video	Meist nur intern im Werk	Meist ein Formular oder Link, den Sie selbst einrichten
Arbeitsaufträge, Wartungsplanung, Lager	Nicht enthalten	Kernfunktion	Unterschiedlich, oft einfach
Anmeldung zum Scannen	Für Bediener nicht nötig	Meist nötig	Unterschiedlich
Passt für	Hersteller mit installierter Basis	Werke, die eigene Anlagen warten	Einfache Kennzeichnung, kleine Bestände

Die Werkzeuge schließen sich nicht aus. Viele Werke arbeiten mit einem CMMS und scannen trotzdem das Herstellerschild, um die richtige Anleitung zu finden. Viele Hersteller planen ihre Techniker mit Field-Service-Software und nutzen ein Kundenportal als Eingang, über den saubere Störungsmeldungen ankommen. Mehr zur Wahl: Herstellerportal, CMMS oder Field-Service-Software.

So setzt Servotag Pro es um

Servotag Pro ist ein Kundenportal für Maschinenbauer, aufgebaut um das QR-Schild:

Eine Akte je Maschine auf Seriennummernebene, erreichbar über das QR-Schild. Bediener sehen freigegebene Dokumente (mit Sprung zur Seite der Anleitung), Ersatzteile und Wartungsinformationen sowie freigegebene Hinweise zur Fehlersuche.
Strukturierte Störungsmeldungen mit Maschine, Werk, Foto oder Video und Beschreibung. Sie gehen per E-Mail und per signiertem Webhook an Ihr System, mit Wiederholungsversuchen und Zustellwarteschlange.
Dokumentierte Historie je Maschine. Änderungen sind im Änderungsprotokoll nachvollziehbar.
Servicecodes für Techniker für Inhalte nur für Personal. Wartungspläne werden in der Akte angezeigt; wird eine Wartung fällig, bekommt Ihr Service eine Erinnerung per E-Mail und, wenn Sie einen Webhook nutzen, ein signiertes Ereignis.
Bedienoberfläche in vier Sprachen, ohne App, ohne Anmeldung, ohne VPN und ohne Zugriff auf die Maschinensteuerung.
Ihr Branding, eigene Portale je Kunde, CSV-Import und -Export, QR-Druck, Rollen inklusive Techniker und Nur-Lesen, unbegrenzt viele interne Nutzer.
Abrechnung nach Maschinen im Feld, nie pro Nutzer.
Die Akten bleiben in Ihrem Konto. Servotag Pro ist kein CMMS und plant keine Instandhaltungsaufträge im Werk. Endet Ihr Vertrag, zeigt ein Scan eine Hinweisseite mit Ihren Kontaktdaten. Die Daten werden nicht gelöscht.

Hinweis zur EU-Maschinenverordnung. Die Verordnung (EU) 2023/1230 gilt ab dem 20. Januar 2027. Nach Artikel 10 Absatz 7 darf die Betriebsanleitung unter Bedingungen in digitaler Form bereitgestellt werden: An der Maschine steht, wie die Anleitung abrufbar ist; sie lässt sich ausdrucken, herunterladen und auf einem Gerät speichern; und sie bleibt für die erwartete Lebensdauer der Maschine und mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen online abrufbar. Verlangt der Nutzer beim Kauf eine Papierfassung, bekommt er sie innerhalb eines Monats kostenlos, und bei nichtprofessionellen Nutzern liegen die wesentlichen Sicherheitsinformationen auf Papier bei. Was die Betriebsanleitung enthalten muss, regelt Anhang III Abschnitt 1.7.4. Ein QR-Schild kann der Weg zur digitalen Betriebsanleitung sein; Servotag Pro zeigt die Dokumente, die Sie für die Maschine freigegeben haben, solange Ihr Vertrag läuft. Ob Ihre Lösung diese Bedingungen erfüllt, beurteilen Sie selbst – Software allein macht keine Maschine konform. Mehr dazu: digitale Betriebsanleitung per QR-Code.

Häufige Fragen

Was ist eine Servicehistorie per QR-Code?: Die Akte einer bestimmten Maschine, über die Seriennummer zugeordnet, die sich öffnet, wenn jemand das QR-Schild an dieser Maschine scannt. Sie verbindet Identität, gültige Unterlagen und die Historie aus Serviceeinsätzen und Störungsmeldungen.
Brauchen Bediener eine App oder eine Anmeldung?: Nein. Bei Servotag Pro scannen Bediener das Schild mit der Handykamera, und die Akte öffnet sich im Browser. Inhalte nur für Personal sind durch einen Servicecode für Techniker geschützt.
Was unterscheidet eine digitale Maschinenakte von einem CMMS?: Ein CMMS hilft einem Werk, die Wartung seiner eigenen Anlagen mit Arbeitsaufträgen und Plänen zu steuern. Die QR-Akte eines Herstellers bedient die Kunden eines Maschinenbauers mit Unterlagen, Fehlersuche und einem direkten Meldeweg zum Hersteller. Viele Unternehmen nutzen beides.
Was gehört in die Wartungshistorie eines Hydraulikaggregats?: Seriennummer und Konfiguration (Pumpe, Motor, Tankgröße, Optionen), Ölsorte und Filterelemente, der Wartungsplan, freigegebene Schritte zur Fehlersuche und jeder Serviceeinsatz mit verbauten Teilen, Messwerten wie dem Druck und Fotos der Störung.
Was passiert mit den QR-Schildern, wenn wir den Dienst nicht mehr nutzen?: Bei Servotag Pro zeigt ein Scan dann eine Hinweisseite mit Ihren Kontaktdaten, damit Kunden Sie weiterhin erreichen. Ihre Daten werden nicht gelöscht.
Erlaubt die EU-Maschinenverordnung eine digitale Betriebsanleitung hinter einem QR-Code?: Die Verordnung (EU) 2023/1230 gilt ab dem 20. Januar 2027 und erlaubt die Betriebsanleitung in digitaler Form unter den Bedingungen aus Artikel 10 Absatz 7; ihren Inhalt regelt Anhang III Abschnitt 1.7.4. Einen QR-Code nennt die Verordnung nicht. Prüfen Sie die Bedingungen auf EUR-Lex und bewerten Sie Ihre eigenen Maschinen danach.